Digitalisierung im Handwerk - Handwerkersoftware

Personalgewinnung und Handwerkersoftware

Digitalisierung im Handwerk - Teil 2

Schon lange ist Digitalisierung im Handwerk ein Thema, jedoch ist den meisten Handwerkern nicht bewusst, was wirklich alles möglich ist. Mit unserer Reihe "Digitalisierung im Handwerk" möchten wir Ihnen Möglichkeiten aufzeigen.

Nach unserem Artikel über die Schnittstellen im Handwerk gehen wir in diesem Artikel auf die Wichtigkeit der Digitalisierung bei der Personalgewinnung und die Nutzung von Handwerkersoftware ein. Nur wenn Sie alle Möglichkeiten Ihrer Handwerkersoftware nutzen, können Sie auch von allen Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

Digitalisierung und Personalgewinnung

Digitalisierung und Personalsuche - gibt es da eine Verbindung?

Die Digitalisierung wird im Allgemeinen als etwas verstanden, was im Nachhinein viele Vorteile und Vereinfachungen mit sich bringt, aber vorher erst einmal mit Umstellung, Kosten und Lernbereitschaft einhergeht. Das ist zum Teil bestimmt richtig, jedoch wird bei solchen Betrachtungen oft vergessen, welche Signalwirkung eine digitale Umstellung nach außen hat - gerade in Bezug auf das Finden von Nachwuchskräften und Auszubildenden.

Schauen Sie sich dazu das Video unseres Kunden Paech Elektro an. Ein gutes Beispiel, wie Digitalisierung und Innovation die Außenwirkung so beeinflusst, dass das Finden von Nachwuchskräften einfacher wird.

Im Folgenden präsentieren wir Ihnen dazu noch sechs Gründe, die zeigen, dass Digitalisierung im Handwerk zu mehr Fach- und Nachwuchskräften führen kann.

Digitalisierung und Personalgewinnung

Attraktivität
Gewohnheit
Reichweite
Komfort
Außenwirkung
Verbundenheit

01 Attraktivität

Berufe im Handwerk gelten bei jüngeren Generationen in der Regel als nicht besonders attraktiv. Handwerk wird oft mit schwerer Arbeit, Schmutz und unangenehmen Tätigkeiten verbunden. Dies hat sich durch stetige Aufklärungsarbeit innerhalb innerhalb der letzten Jahre, gerade bei der Elektrotechnik, schon sehr verbessert. Aber wenn Sie Menschen fragen, die täglich mit Handy und Computern arbeiten, ob sie lieber bei jemandem anfangen würden, der digital innovativ aufgestellt ist oder bei jemandem, der alteingesessen an dem festhält, was er schon immer so gemacht hat, dann müssen die meisten nicht lange überlegen. Die Stelle mit digitaler Affinität ist einfach viel attraktiver.

02 Gewohnheit

Menschen, die heute zwischen 50 und 60 Jahre alt sind, haben damals schon die Einführung der Home-Computer mitbekommen. Seitdem hat sich jede weitere Generation stets mehr mit digitalen Medien auseinandergesetzt. Heutzutage hat praktisch jeder sein Smartphone und hantiert wie selbstverständlich mit Streamingdiensten, Clouds und Tablets. Das macht Spaß und ist bereits Gewohnheit geworden - auch in der Freizeit. Eine gute digitale Infrastruktur ist gerade für die letzten Generationen also nichts Ungewöhnliches, sondern eine vertraute Umgebung, auf die man nicht verzichten möchte.

03 Reichweite

Es gibt viele große Elektriker, die in Ihrer Stadt bekannt sind und sagen, dass ihre gute Arbeit durch Mund zu Mund-Propaganda stetig weitergetragen wird. Trotzdem haben diese Unternehmen oft zu wenig Personal und sind auf der Suche nach Fach- und Nachwuchskräften. Die Digitalisierung kann durch verschiedene Wege dabei helfen, die Reichweite für die Personalgewinnung zu erhöhen. Lassen Sie Ihre aktuellen Auszubildenden zum Beispiel Ihre Kanäle in den sozialen Medien mitverwalten. Eine Möglichkeit wäre, dass einmal im Monat ein Videobericht gemacht wird, wo sie vor der Kamera sagen, was Ihnen besonders gefallen hat oder was sie gelernt haben. Solche Videos können Sie dann nicht nur in Ihren sozialen Medien gepostet werden, sondern auch in Infokanälen Ihres Ortes oder als Anzeige in Kanälen, die von der genauen Zielgruppe Ihrer offenen Stellen besucht werden. Durch die Nutzung von Hashtags erreichen Sie damit eine zusätzliche Reichweite - Ihre Azubis wissen bestimmt, welche Hashtags sich gut eignen.

04 Komfort

Arbeiten, die keinen Spaß machen, werden oft auf die lange Bank geschoben. Wer schreibt schon gerne Angebote und sucht Artikel aus Listen aus, um im Falle eines Auftrags diese Positionen wieder aus anderen digitalen Listen beim Großhandel herauszusuchen. Solche Arbeiten sind weder komfortabel noch zeitgemäß. Digitalisiert können Angebote, Bestellungen, Aufträge und Rechnungen per Knopfdruck übergeben und weitergeleitet werden und auch Ihre Mitarbeiter können vor Ort per Cloud stets auf solche Dinge zugreifen, um Rückfragen zu beantworten. Wenn Routinearbeiten entfallen oder vereinfacht werden, macht die Arbeit gleich viel mehr Spaß. Und bei Jobs, die Spaß machen, bewirbt man sich auch viel lieber.

05 Außenwirkung

Bei wem würden Sie lieber einen Auftrag für ein 50.000 Euro Smart-Home aufgeben? Bei einem Elektriker, der mit Stift und Papier zu Ihnen kommt oder bei jemandem, der Ihnen auf dem Tablet-PC schon direkt eine Schalterauswahl zeigt und Ihnen die Funktionsweise Ihres zukünftigen Smart Home-Systems als Video vorführt? Ebenso verhält es sich bei Fach- und Nachwuchskräften, die sich bei Ihnen bewerben. Ein Unternehmen, das sich im Internet, vor-Ort und in den sozialen Medien innovativ und digital versiert zeigt, hat eine viel bessere Außenwirkung und profitiert von mehr Bewerbungen. Wäre es nicht großartig, wenn Ihr Azubi in seiner Berufsschulklasse gefragt wird, wo er arbeitet und dann als Antwort auf Ihren Namen erwidert bekommt "Wow, tolles Unternehmen".

06 Verbundenheit

Wichtige Fakten, die man nicht direkt weitergeben kann, werden manchmal vergessen. Arbeiten, bei denen man keine erfahreneren Kollegen zu Rate ziehen kann oder sich im Netz darüber belesen kann, werden evtl. mangelhaft ausgeführt. Die Digitalisierung vernetzt Mitarbeiter, Zentrale, Chef und Infoportale permanent. Wichtige Fakten können direkt weitergegeben und Rückfragen direkt beantwortet werden. Jeder weiß, wann wer Urlaub hat und wann wer eher nach Hause muss. Alle fühlen sich informiert, sind in einer Gruppe und somit ein Teil des Teams. Die digitale Erreichbarkeit führt also zu mehr Vernetzung und einem stärkeren Teamgefühl. Und das wird auch nach außen getragen.

Software für das Handwerk

Was ist die beste Handwerkersoftware?

Es gibt viele Handwerkersoftwares und sicherlich verwenden Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine. Es gibt generell keine "beste" Handwerkersoftware, sondern die Beste ist immer die, die Ihre Bedürfnisse am besten abdeckt und die Sie und Ihren Betrieb am besten unterstützen kann.

Aber auch wenn Sie jetzt sagen, dass Ihre Software alles macht, was Sie brauchen, gibt es da einen Knackpunkt: Die Digitalisierung bringt es mit sich, dass Sie jetzt eventuell noch gar nicht wissen, welche Vorzüge einer digitalen Infrastruktur Sie noch nicht nutzen, obwohl Sie diese Vorzüge gerne hätten, wenn Sie wüssten, was Ihnen das bringt. Das kann daran liegen, dass Ihnen noch nicht alle Vorteile Ihrer Handwerkersoftware bewusst sind oder Ihre Handwerkersoftware diese Möglichkeit nicht bietet.

Um das zu verdeutlichen, denken Sie einfach an Ihr Auto. Damals kamen Sie bestimmt ohne elektrische Fensterheber, ABS, Spurhalteassistent, Tempomat, beheizbare Scheiben und Navi aus. Und wahrscheinlich hat jeder von uns erst einmal gesagt "brauche ich nicht". Aber würden Sie jetzt, wo Sie die Vorzüge kennen und lieben gelernt haben, auf alle diese Komfortfunktionen verzichten wollen? Allein das Navigationsgerät hat Ihnen in den letzten Jahren doch bestimmt schon viel Zeit gespart. So ist es auch bei der Digitalisierung.

Handwerkersoftwares allgemein

Beispiele für Handwerkersoftwares

Um Ihnen einige wichtige Funktionen näher zu bringen, verwenden wir in diesem Artikel Beispiele der Handwerkersoftware HERO. HERO ist ein Marktführer bei den Handwerkersoftwares und aus Gründen der Vereinfachung zeigen wir Ihnen hier Anwendungsbeispiele aus dieser Software. Neben HERO gibt es aber noch viele weitere Handwerkersoftwares. Beispiele dafür sind:

Taifun
Plancraft
OpenHandwerk
Smarthandwerk

WinWorker
Tooltime
Labelwin
und viele weitere

Vorstellung Beispiel-Handwerkersoftware HERO

Auf der Internetseite von HERO steht:

HERO Software ist die leistungsstärkste Handwerkersoftware am Markt und über 15.000 aktive Nutzer haben ihr Handwerk bereits mit HERO digitalisiert. Auftragsverwaltung, Baustellenplaner, Arbeitszeiterfassung, Rechnungsprogramm und mehr haben Handwerker dank HERO und der Cloudanbindung immer dabei und auch an eine App für iOS und Android ist gedacht.

Mit der HERO Software erhalten Handwerker ein Tool, mit deren Hilfe der gesamte Arbeitsalltag abgebildet werden kann. Aufgrund der Fülle an Features kann die Handwerkersoftware so gut wie in jedem Gewerk verwendet werden und sie wird fortdauernd weiterentwickelt und optimiert.

Wichtige Prozesse in der Digitalisierung

Ein kleiner Auszug für wichtige Prozesse in der Digitalisierung

Hier geben wir drei Beispiele für essenzielle Prozesse, die heutzutage in jedem größeren Handwerksbetrieb digital umgesetzt werden sollten. Schauen Sie, welche Vorteile sich durch die Nutzung und die Verknüpfung der unterschiedlichen Bereiche über digitale Schnittstellen ergeben.

Vor Ort online Aufträge verwalten

Projekte digital managen

Eine gute Handwerkersoftware unterstützt Sie bestmöglich bei der Verwaltung und dem Managen Ihrer Projekte. Dabei ist es wichtig, dass alle Angestellten Zugriff auf alle relevanten Daten des Projekts haben. Das geht nur, wenn die Software eine Cloud-Unterstützung hat. Das heißt, dass alle Informationen des Projekts zeitgleich von allen ausgewählten Angestellten über eine Art Internetdatenbank eingesehen, geändert und direkt aktualisiert werden können, ohne an einen stationären Computer gebunden zu sein.

In der Praxis funktioniert das, wenn nicht nur alle Computer im Unternehmen, sondern auch alle Monteure vor Ort per Tablet und Smartphone stets per App auf alles zugreifen können. Dadurch ist gewährleistet, dass alle mit dem Projekt betrauten Personen auf dieselben Informationen zugreifen können. In der Praxis lässt sich damit viel Zeit einsparen:

Beispielsweise kann der Handwerker ein gerade durch die Zentrale erstelltes digitales Angebot vor Ort elektronisch auf dem Tablet-PC vom Kunden unterschreiben lassen. Erstmal ist der Auftrag damit direkt gesichert und ein Ausdrucken und Zusenden des Angebots an den Kunden entfällt. Außerdem kann der Auftrag sofort in der Zentrale weiterverarbeitet werden kann. Zum Beispiel durch die sofortige Bestellung der Waren, indem der digital in dem Angebot gespeicherte Warenkorb über eine Schnittstelle ans Bestellsystem des Großhandels übergeben wird. In der Buchhaltung ist der Warenkorb für die spätere Rechnungsstellung ebenfalls sofort hinterlegt.

Digitale Unterschriften sind rechtskräftig und eignen sich für fast alle Arten von Dokumenten - ganz ohne Papier. Eine ressourcensparende Lösung, die sehr viel Zeit, Laufwege und manchmal zusätzliche Termine einspart.

Nichts wird mehr vergessen!

Digital Termine und Aufgaben verwalten

In einem großen Unternehmen gibt es immer viele Aufgaben und jeder hat seine To-Do-Liste. Die Aufgaben werden besprochen und es wird gesagt, was genau zu tun ist. Später fällt ein Mitarbeiter aus und die Aufgaben fallen jemand anderem zu, dem man dann wieder diese Details mitteilen muss. Oft wird dabei etwas vergessen und die Folge davon sind Zusatztermine, nachträgliche Korrekturen oder im schlimmsten Fall der Stillstand einer Baustelle.

Bei einer digitalen Aufgabenverwaltung können zu erledigende Tätigkeiten ganz einfach zwischen den Mitarbeitern verschoben werden und jeder weiß immer, was wann zu tun ist - inklusive aller wichtigen Details.

Wie heißt es so schön "Unverhofft kommt oft". Gerade in großen Teams ist eine Verwaltung der Aufgaben eine sehr herausfordernde Angelegenheit. Manchmal müssen Aufgaben auch gesplittet oder in Teilaufgaben gegliedert und an unterschiedliche Mitarbeiter ausgegeben werden.

Eine solche Verwaltung, die direkt für alle gleichzeitig aktualisiert einsehbar ist, machen nicht nur die Planung, sondern vor allem die nachträgliche Koordination bei Anpassungen um vieles leichter. Einmal eingetragen wird nichts mehr vergessen, was die Effizienz und die Kundenzufriedenheit steigert.

Stundenzettel ade!

Mitarbeiterverwaltung und Zeiterfassung

Vorbei sind die Zeiten, bei denen eine Bürokraft am Ende des Monats die einzelnen Stundenzettel aller Mitarbeiter in eine Exceltabelle übertragen und dann anderweitig weiterverarbeiten musste. Lassen Sie die Mitarbeiter über App selbst minutengenau Arbeitszeiten, Pausen und Fehlzeiten stempeln. Ihre Angestellten können zudem Korrekturen anfragen oder Urlaubsanträge einreichen, die Sie nach Prüfung freigeben können. All das erhalten Sie direkt ins System und jeder Ihrer Angestellten kann jederzeit seine Zeiten einsehen.

Darüber hinaus können für bestimmte Zeiten auch Kommentare oder Bemerkungen angegeben werden. So lassen sich später zum Beispiel Rückfragen genau klären, wenn bestimmte Sonderfälle eingetreten sind oder unerwartete Ereignisse die Arbeitszeiten beeinflusst haben.

Laut Gesetz müssen Arbeitszeiten generell erfasst werden. Eine digitale Zeit- und Mitarbeitererfassung schmälert den dafür erforderlichen Aufwand beträchtlich. Mitarbeiter sind zufriedener, weil sie jederzeit über Ihre eigenen Zeiten im Bilde sind und Änderungen und Urlaubstage direkt anfragen können.

Möchten Sie mehr wissen?

Generell gibt es für die Digitalisierung noch viel mehr Anwendungsbeispiele. Bitte geben Sie Ihrer Kundenberaterin bzw. Ihrem Kundenberater eine Rückmeldung, falls Sie weitere Inhalte aus diesem Themenbereich auf newsQ sehen möchten. Ebenso sprechen Sie uns bitte an, wenn Sie eine Idee für eine Anwendung auf Ihrer Website haben, über die wir unsere Kunden digital noch weiter unterstützen können.

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